Отдел документооборота и архива

организация делопроизводства, правильного учета входящей и исходящей корреспонденции;

обеспечение системного контроля за исполнением официальных документов от высших органов, МНВО РК, а также коллегиальных решений и обращений граждан;

контроль за исполнением документов в установленные сроки (проверка правильности исполнения и направления, наличия приложений и т.д.);

разработка номенклатуры дел университета совместно с руководителями структурных подразделений;

регистрация, учет и распространение организационно-распорядительных документов в системе "е-Otinish", "EPVO", контроль за исполнением;

организация рассмотрения входящих документов и доставки руководству в день их поступления;

соблюдение порядка подготовки и оформления исходящей корреспонденции;

обеспечение работы архива, ведение приема, учета, хранения и использования документов в установленном порядке;

выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок;

оцифровка базы данных выпускников, архивных данных;

участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами;

обеспечение надлежащего режима доступа к документам и использования содержащейся в них информации;

ведение учета продукции официального бланка, контроль за ее использованием и хранением;

правильное оформление и печать официальных писем на бланке университета;

отправка официальных бумаг, пакетов, писем, книг и т.п. в другие организации службой почтовой связи.